Förberedelser och verktyg för pågående marknad

När marknaden öppnar gäller det att så snabbt som möjligt ta hand om Utställare och Besökare för att undvika köbildning med långa väntetider. Vi har hjälpmedel för både snabbregistrering online och traditionell administration med papper och penna. Förutom dina vanliga rutiner föreslår vi följande hjälpmedel:


Förberedelser

  1. Skapa och affischera med en QR-kod till er ”Offentlig utställarlista” (läs mer ->)
  2. Skriv ut alla listor som backup till systemet om ni får problem med internet (läs mer ->)
  3. Kanske går det att ordna en datorstation (surfplatta) till sekretariatet där besökare, utställare och medarbetare kan söka i den offentliga utställarlistan. Datorn/surfplattan kan också användas för att hjälpa Utställare att registrera sig i systemet så att ni kan koppla era manuella bokningar (läs mer->) och uppdatera bokningar som saknar epost.
  4. En skrivare för att skriva ut kvitton/fakturor/information till Utställare

Pågående Marknad

Öppna fyra sidor, i var sitt fönster/flik, på din dator. ”Utställarlista-text” (läs mer ->), ”Lediga platser” (läs mer ->), ”Offentlig Utställarlista” (läs mer->) och sidan ”Bokningar” (visa->). Har ni möjlighet att ordna två köer kan en person ta hand om utställare som bokat plats och en annan hantera drop-in bokningar.

Utställare som bokat plats.

Använd sidan ”Utställarlista-text”; (läs mer ->)

  1. Registrera ankomst/närvaro.
  2. Skriv ut bokningen/fakturan/kvittot genom att klicka på snabbutskrift i tabellen
  3. Kontrollera/registrera/hantera betalning.
  4. Klicka på ”ögat” för att visa bokningen och ev ta emot kortbetalning
  5. Redigera bokningen (pennan) för att lägga till t.ex. emailadress eller koppla till befintlig utställare om tabellen visar att det saknas (läs mer->)

Drop-in bokningar

Använd sidan ”Lediga platser”;  (läs mer ->)

  1. Sök på platsnamn
  2. Snabbregistrering av lediga platser
  3. Skapa faktura/kvitto för bokning av ledig plats
  4. Snabbutskrift av faktura/kvitto
  5. Visa den nya bokningen

Besökare, Utställare, medarbetare

Sätt upp QR-koder med länkar till er offentliga utställarlista eller ha den laddad på en dator/surfplatta i sekreteriatet. Sök t.ex. på Kaffe för att hitta närmaste Utställare som säljer det eller hjälp Utställare att hitta till sin plats. (Läs mer om sökfunktioner på planritning ->)

Sidan ”Bokningar”

Det är bra att ha sidan laddad på datorn så att du när som helst kan söka fram en bokning för fler åtgärder än det som de övriga sidorna erbjuder. (Visa sidan bokningar->)


Efter Marknaden

Har ni inte använt er av ovanstående online-verktyg under marknaden behöver ni registrera bokningar och ev. ändringar i efterhand. Bokningar kvarligger som aktuella i 7 dagar efter marknadens slut. Därefter hittar ni dem i ”Arkiverade Bokningar”. Sidorna som nämns i denna artikel kan laddas när som helst.  Beroende på hur lång tid som gått från dess att marknaden avslutats hittar du länkarna, till sidorna, i tabellen på ”Bokningar” eller ”Arkiverade Bokningar”.

Hitta liknande artiklar

guide