Grunder i hantering av bokningar för Arrangörer

Standardåtgärder

1. Tilldela plats:

Filtrera på status ”Obehandlad” för att hantera alla nyinkomna bokningar. (I menyn ”Status”)
Det första du behöver kontrollera är om utställaren valt en plats på kartan eller ej. Det ser du i tabellen i kolumnen ”Yta”. Du kan läsa mer om inställningar och hur du hanterar dessa bokningar.

1. REGULAR, betyder att de valt att få sina ”vanliga platser”. Åtgärd = ”Platsbyte”
2. ANY, betyder att de kan tänka sig vilken plats som helst. ”låt arrangören välja”. Åtgärd = ”Platsbyte”
3. Annars visas namnet på platsen utställaren valt.
   1. Är du nöjd med platsen? Ingen åtgärd
   2. Vill du tilldela en annan plats eller lägga till fler platser? Åtgärd = ”Platsbyte”

Kontrollera om utställaren lämnat ett meddelande. Det ser du i kolumnen med en pratbubbla. Tryck på pratbubblan för att visa meddelandet. Finns det ingen pratbubbla så har det inte lämnats något meddelande.

2. Redigera/Granska bokningen

Kontrollera bokningen. Har utställaren lagt till El? Är elen kopplad till rätt plats? Är det rätt plats? Är summorna korrekta?

1. Visa bokningen för att kontrollera den i sin helhet
   1. Lägg till/ta bort installationer eller tillval
   2. Kontrollera summor, plats och utställare
2. Under menyn på tabellraden
   1. Ge rabatt
   2. Redigera bokningen: kontaktuppgifter, betalningsalternativ eller koppla till annan utställare.

3. Godkänn och fakturera bokningen Godkänn aldrig en bokning utan att först ha granskat den! 

Vårt vanligaste supportärende är att bokningar godkänts av misstag. När du granskat bokningen, tryck på den gröna bocken. Ett mejl går iväg till utställaren om att bokningen är godkänd och att de skall logga in för att visa fakturan. När utställaren trycker på knappen ”Visa Faktura” så sätts faktura och förfallodatum automatiskt. Det fungerar som ett mottagarbevis. Bokningen byter status till Fakturerad och du ser i logfilen när fakturan mottogs av Utställaren. Alla fakturapåminnelser skickas automatiskt.
Läs mer om inställningar av förfallodatum

Övriga åtgärder

Neka bokning

Vill du av någon anledning neka/makulera bokningen trycker du på det röda krysset och lämnar ett meddelande till utställaren så denne förstår varför bokningen inte blivit godkänd.

Betalning av faktura

Automatiskt: Har du registrerat ett konto för kortbetalningar så registreras betalningar automatiskt i systemet och du behöver inte göra någonting.

Manuellt: Vid betalning till bankgiro, plusgiro och swish måste du själv markera fakturorna som betalda. Det gör du genom att trycka på den gula bocken i tabellraden. Det är viktigt att kontrollera betalningar dagligen eftersom det är irriterande för utställarna om de får betalningspåminnelser trots att de redan betalat.

Förfallna fakturor

Förfallna fakturor hamnar under fliken ”Förfallna”. Där har du tre val.

• = neka bokning.
• = förläng kredittid med 10 dagar. (påminnelser skickas automatiskt)
• = markera som betald.

Hoppsan det blev fel …

Har du gjort fel men redan godkänt bokningen, eller upptäcks ett fel efter bokningen är fakturerad? Läs vidare ->

Felsökning: Visa bokningens logg i menyn, där ser du vem som gjort vad och när.

VIP-bokning

Dina återkommande utställare behöver bara göra en bokning första året. Du kan VIP-markera en bokning oavsett status. Inför nästa marknadsdatum autogenereras alla VIP-markerade bokningar tillsammans med din inbjudan. Du slår av/på VIP genom att klicka på symbolen i ”VIP” kolumnen.

Kolumnen (Actions)

I den sista kolumnen i tabellen – Actions – hittar du alla åtgärder du kan vidta på en bokning. Symbolerna ändras beroende på vilken status bokningen har. Ovanför varje symbol visas en popup med hjälp när du för pekaren över symbolen.
Under tecknet finns en meny med fler val och länkar som är relaterade till bokningen. Se filmen nedan för mer information.

Visa bokning

Kan du göra på tre ställen. I den första kolumnen inuti popupen med information, i kolumnen ”Bokning” genom att klicka på numret samt under menyn i sista kolumnen.

Skriv ut bokning

Klicka på i sista kolumnen och välj ”Skriv ut bokningen” i menyn, under Kö & Utskrifter.

Utskrifter av listor

Läs denna artikel: Granska, skriv ut listor, (kölista) (utställarlista) ->>

PLATSBYTE:

Se film längre ned på sidan. Den visar hur du gör platsbyte, lägger till platser och tar bort platser på bokningen.

Symboler med funktioner på sidan mina bokningar

• Information om bokningen
• Email
• / Vip on/off
• Status, klicka på ikonen i tabellhuvudet för att visa alla statusikoner
• Sortiment
• Neka/Radera bokning
• Godkänn bokning
• Platsbyte, lägg till/ta bort platser
• Markera bokningen som betald
• Bokningen är betald
• Förläng kredittid med 10 dagar
• Meny med olika funktioner baserat på bokningens status

Så här gör du platsbyte

Hitta liknande artiklar