Fakturapåminnelser

Intervallen för påminnelser pågår under 16 dagar FR.O.M fakturans FÖRFALLODAG, vilken baseras på Arrangörens inställning. (Varje mejl innehåller mer text …)

  1. Påminnelse ett, 10 dagar före dag 16.
    Detta är en automatisk påminnelse om att din faktura med nr X har förfallit.
  2. Påminnelse två, 6 dagar före dag 16.
    Detta är en automatisk påminnelse om att din faktura med nr X förföll för 10 dagar sen.
  3. Påminnelse tre, 4 dagar före dag 16.
    Detta är en automatisk påminnelse om att din faktura med nr X har förfallit för mer än 10 dagar sedan.
  4. Påminnelse fyra, 1 dag före dag 16.
    Detta är en sista automatisk påminnelse om att din faktura med nr X har förfallit. Vi kommer inte att besvära dig med fler påminnelser.

Checklista före du börjar ta emot bokningar

Gå igenom alla punkterna på checklistan för att kontrollera om din marknad är redo att ta emot bokningar. Artikeln förutsätter att du är bekant med systemet. Använd sökfältet till höger på denna sida för att hitta mer detaljerad information om de olika stegen i listan.

  • Arrangör: Kontrollera alla fälten formuläret för aktuell Arrangör. Tänk på att dessa uppgifter blir avsändare på dina fakturor. Ange tex korrekt juridiskt företagsnamn och den logotype du vill skall synas på dina fakturor. (Mina Arrangörer)
  • Moms: Är ditt företag momspliktigt eller ej? Skall du fakturera moms på platser eller bara tillval/installationer? Kontrollera inställningarna – ”företagsuppgifter” – i formuläret för aktuell Arrangör. (Mina Arrangörer)
  • Förfallodag: Har du ställt in vilken kredittid du vill ha på dina fakturor? (Mina Arrangörer)
  • Betalningsalternativ: Hur vill du att Utställare skall betala sina fakturor? Via Bankgiro, Plusgiro, Swish eller Online med kort? Inställningarna i formuläret för aktuell Arrangör styr vilka betalningsalternativ som visas på dina fakturor. (Mina Arrangörer)
  • Bankkonto: Vill du att Utställare skall kunna betala med kort online så måste du registrera ett bankkonto. Gå till sidan för dina Arrangörer och tryck på plustecknet. Välj ”Registrera Bankkonto” eller ”Hantera bankkonto” om det redan finns ett konto. (Mina Arrangörer)
  • Delbetalningar: Vill du få betalt i förskott eller kunna byta platser precis före marknadsstart så är delbetalningar något för dig. (Läs mer om Delbetalningar)
  • Planritning: Kontrollera bilden för din planritning. Saknas det något? Rättstavning? (Mina Planritningar+Pennan i bilden)
  • Platser: Platser får inte överlappa varandra, då går det inte att ”peka” på dem i en mobiltelefon. Lämna ett litet utrymme mellan alla platser. Finns alla platser med? Har de korrekt pris (exkl moms), storlek och information? (Mina Planritningar+Hantera under bilden+Flikarna till höger)
  • Installationer: Har du skapat artiklar för tex El med korrekt pris (exkl moms) och beskrivning. (Mina Planritningar+Hantera under bilden+Flikarna till höger)
  • Tillval: Har du kanske biljetter, rabatter, medlemsavgifter, uthyrningsartiklar, övernattning eller liknande. Då kan du lägga upp dem som tillval. Tänk på att du kan ange ett negativt värde i prisfältet för tex medlemsrabatter så korrigeras beloppet på fakturor automatiskt. (Mina Planritningar+Hantera under bilden+Flikarna till höger)
  • Bokningsvillkor/Informationspunkter: Läs igenom dina bokningsvillkor. Se till att du skapat en separat artikel för varje villkor så att du inte lägger alla i samma, då får du fel layout på marknadens sida. (Information & Villkor)
  • Marknadens & Arrangörens sidor i guiden: Klicka på alla paneler/flikar och kontrollera att allt ser korrekt ut. Fungerar länken till vägbeskrivning och att spara datum i kalendern. Ser kartan korrekt ut, blir det rätt när du klickar på ikonen i kartan? Behöver du fler kontaktpersoner? Vill du lägga upp fler bilder? Skapa fler flikar? Information på sidorna i guiden kommer från formulären för; (Arrangör)(Marknad)(Personer)(Bilder)(Flikar)
  • Öppna för bokning: Har du noga kontrollerat  alla punkter i listan? Då kan du gå till marknadens sida klicka på pennan bredvid aktuellt datum och ställ in ”bokning öppnar/stänger”. (Mina Marknader) eller (Marknadsguiden)

Delbetalningar

Delbetalningar förutsätter att du aktiverat kortbetalningar för din marknad!

Fördelar med delbetalningar

  1. Du vet vilka som verkligen kommer till din marknad.
  2. Du betalar bara bokningsavgifter för ”äkta” bokningar. Bokningsavgiften dras först när du godkänner en bokning.
  3. Du kan ta betalt tidigt men vänta med att tilldela en slutgiltig plats tills precis före marknadens start.
  4. Kombinera delbetalningar med att skapa en ”ospecificerad” plats på din planritning med ett genomsnittspris. På så sätt vet utställaren att de kommer att få en plats. När du sedan tilldelar den slutgiltiga platsen justeras slutbeloppet på fakturan. Antingen får Utställaren betala lite mer eller så återbetalar du automatiskt överskjutande belopp när du godkänner bokningen.

Symbolförklaring

  • Ej begärd, tryck för att begära.
  • Obetald, tryck för att ta bort begäran.
  • Betald, tryck för att återbetala hela beloppet
  • Delvis återbetald, tryck för att betala resterande belopp
  • Återbetald

Instruktioner

  1. Inställning av delbetalning görs längst ned i formuläret där du redigerar/skapar din marknad. Där kan du välja om du vill ha automatisk eller manuell delbetalning (grundinställning är manuell). Till höger i formuläret finns hjälptext om respektive inställning. Även en exempeltext som du kan utgå ifrån
  2. Delbetalningar hanteras i kolumnen med symbolen av ett kreditkort på sidorna Mina Bokningar och Arkiverade bokningar. Symbolen är dynamisk och ger olika funktionalitet beroende på betalningsstatus av delbetalningen. När du för muspekaren över symbolen visas vad som kommer att hända om du klickar på den.
  3. Väljer du att arbeta med manuell delbetalning klickar i delbetalningskolumnen enbart på de bokningar där du vill begära delbetalning. Ett formulär visas där du väljer önskat belopp och anger valfri text som mejlas till utställaren när du aktiverar delbetalning.
  4. Väljer du automatisk delbetalning används texten du anger i inställningen av din marknad. Vid automatisk delbetalning skickas inget mejl till Utställaren utan denne blir ombedd att erlägga delbetalning vid bokningsprocessen.
  5. En bokning med begärd delbetalning visar en dialogruta (med din text) för Utställaren varje gång denne visar bokningen. Dialogrutan har två knappar. Betala nu och Betala senare.
  6. Tillåter du att Utställarna betalar sin delbetalning på annat sätt (tex bankgiro) måste du registrera inbetalningen på bokningen samt stänga av begäran av delbetalning så att inte Utställaren blir påmind varje gång denne visar bokningen. Du registrerar en manuell inbetalning i +menyn i bokningstabellen. Du stänger av begäran om delbetalning genom att klicka i kolumnen för delbetalningar .
  7. Återbetalning av delbetalningen görs med ett klick på samma symbol,
  8. Om Utställaren betalat för mycket kan du kan göra en delvis återbetalning genom att klicka på samma knapp som du använder när du godkänner bokningen . Även denna knapp är dynamisk och du får olika alternativ beroende på betalningsstatus. Genom att göra en delvis återbetalning balanseras bokningens saldo till 0kr och då får du möjligheten att hoppa över fakturan och skapa ett kvitto direkt. (förutsatt att Utställaren delbetalat mer än fakturans belopp) Detta sker automatiskt när du godkänner en bokning. Dialogrutor guidar dig genom processen och du väljer själv om du vill fakturera 0kr eller skapa ett kvitto direkt.
  9. Alla transaktioner visas i sidopanelen på sidorna Mina Bokningar och i Arkivet. I panelen kan du utföra återbetalningar till kort genom att klicka på symbolen av ett kreditkort och du kan registrera både manuella inbetalningar och återbetalningar. Du kan visa sidopanelen när du vill genom att trycka på +menyn och välja ”Hantera transaktioner

Manuella bokningar blir synliga för Utställare utan konto

Tidigare har det varit omöjligt för en Utställare att se en manuell bokning utan att först registrera ett konto. Efter feedback från både Utställare och Arrangörer förenklar vi därför hanteringen av manuella bokningar.

Genom att ange en korrekt mejladress när du skapar den manuella bokningen kan Utställaren tacka ja/nej till platserbjudande, avboka samt visa och betala sin faktura online UTAN att behöva registrera ett konto.
(Manuella bokningar som saknar korrekt mejladress till Utställaren hanteras som tidigare.)

Säkerhet och log:

Vi skickar en unik id-kod med varje email som skickas till Utställaren. ID-koden är kopplad till knappen i mejlet. Genom att trycka på knappen i mejlet skickas id-koden till servern och bokningen visas utan att behöva logga in. I övrigt gäller samma säkerhet som tidigare. Skulle Utställaren (eller Arrangören) försöka visa bokningen utan att gå via knappen i mejlet nekas access. Med andra ord är det enbart personer med access till mejlet som kan visa bokningen utan att logga in.

Det finns fortfarande begränsningar. Tacka ja/nej till platserbjudande, avboka samt visa/betala faktura är tillåtet. Personen kan alltså inte ändra på bokningen eller få tillgång till övriga kontorelaterade sidor.

Viktigt att notera är att det kommer att stå ”Guest …” i bokningens log istället för ett namn. Detta pga att systemet inte vet vem som redigerat bokningen eftersom personen inte är inloggad. Ser du alltså ”Guest …” i loggen betyder det att någon har klickat på en knapp i ett mejl och därmed fått access.

Eftersom alla mejl relaterade till en bokning enbart skickas till Utställarens och Arrangörens mejl kan det enbart vara Utställaren, Arrangören eller någon med access till mejlet som gjort något med bokningen.

Övergångsperiod, befintliga bokningar.

Manuella bokningar skapade före 25 april 2018 påverkas inte av denna uppdatering eftersom de inte har någon id-kod som vi kan använda för att ge access utan inloggning. Det blir därför en övergångsperiod där Arrangörer fortfarande måste skicka fakturor manuellt för äldre bokningar. Kontrollera bokningens skapelsedatum för att veta om den kräver manuell hantering eller ej.

Som vanligt, återkoppla till oss med åsikter om våra förändringar.

(Denna artikel berör inte manuella bokningar som är kopplade till en befintlig utställare i systemet. Dessa fungerar precis som en ”riktig” bokning.)

Publicerat: april 25, 2018

Mejla fakturan/bokningen som pdf till Utställaren

Denna instruktion förutsätter att du använder Google Chrome. Påbörja utskriften från plusmenyn på sidan ”Mina Bokningar” eller på sidan för bokningen.


1

Klicka på ”Ändra …” för att välja pdf istället för en skrivare

2

Klicka på ”Spara som PDF”

3

Klicka på ”Spara”

4 & 5

Namnge och spara PDF:en i en mapp på din dator

6

Skicka PDF:en som bilaga i ett mejl till Utställaren

BokaMarknad.se och GDPR

Den 25 Maj är 2018 börjar den nya dataskyddsförordningen, kallad GDPR (General Data Protection Regulation), att gälla inom EU. Den reglerar hur personuppgifter får behandlas med fokus på stärkta rättigheter för privatpersoner.

Vi kommer därför att anpassa våra kontobestämmelser med förtydligande av bland annat hur ansvaret för våra användares personuppgifter är fördelat mellan BokaMarknad.se, Arrangörer och Utställare.

Vi hanterar redan all data i enlighet med den nya förordningen så det är ren formalia att förtydliga detta i våra användaravtal. Nästan all data vi lagrar faller tillbaka på bokföringslagen vilket gör att ni kan känna er helt trygga med att användandet av vårt system inte medför några problem.

Har ni några särskilda önskemål är det viktigt ni snarast förmedlar dem till oss via mejl till support@bokamarknad.se

Vi återkommer med mer information när de nya avtalen är klara.

Publicerat: april 20, 2018

Utställarens sortiment kopieras automatiskt till ny bokning

När ni skapar en manuell bokning och väljer en befintlig utställare i systemet behöver ni inte längre ange utställarens sortiment. Det kopieras automatiskt från det standardsortiment som Utställaren anger vid registrering.

Väljer ni inte en befintlig utställare behöver ni fortfarande ange vilka produkter som utställaren kommer att sälja på marknaden men fältet är inte längre obligatoriskt.

Även Utställare behöver inte längre ange sitt sortiment när de skapar en ny bokning utan det kopieras automatiskt från deras företagsinställning.

Vi försöker ständigt förbättra oss och tar tacksamt emot alla tips eller önskemål från er. Denna förändring är ett exempel på hur våra användare förbättrat utvecklingen av systemet.

Publicerat: april 20, 2018

Förbättrade rapporter

Idag har vi förändrat och förbättrat våra ekonomiska rapporter.

Banken har uppdaterat sina API:er vilket gör att vi får tillgång till information om transaktioner som tidigare endast visats på era kontoutdrag.

Du hittar länkar till de nya sidorna både i Admin-menyn och på översikten när du loggar in.

Följande ändras i Admin:

  1. ”Rapporter” – Vi samlar alla rapporter på samma sida vilket underlättar navigeringen för externa personer som enbart använder systemet för att hitta bokföringsunderlag.
  2. ”Intäkter” byter namn till ”Marknadsrapport” men fungerar i övrigt som tidigare.
  3. ”Kostnader” byter namn till ”Kontoutdrag – Kort” för att tydliggöra vad rapporten redovisar.
  4. ”Kontoutdrag – Bankkonto”, ny rapport som visar de belopp som betalats ut till ert bankkonto samt vilka delsummor som dessa består av. Efterlängtat av er som stämmer av kontoutdragen från banken.

Publicerat: april 16, 2018

Ge rabatt

Som Arrangör har du troligen en del ”special deals” med några Knallar/Utställare av olika anledningar . Det kan handla om att någon Knalle/Utställare har varit trogen din Marknad i över 25år och har alltid fått X% rabatt. Det kan även vara skolklasser, hjälporganisationer m.m som alltid har ett reducerat pris eller en gratisplats på din Marknad.

Gör så här:

Gå till sidan Mina Bokningar och tryck på plustecknet (i tabellraden för bokningen) och välj ”Ge rabatt” i menyn. Du kan ge rabatt i både % och fast belopp.

Momsberäkning vid rabatt

Många har momsbefriad platshyra. För att räkna ut det rabatterade momsbeloppet på en faktura som blandar momsfria och momspliktiga artiklar, behöver vi först räkna ut den verkliga momssatsen, i relation till totalbeloppet före rabatt.
Sedan drar vi av rabatten från totalbeloppet och därefter lägger vi på moms med den procentsats vi fick fram i den första beräkningen.

Exempel:

Platsen kostar 600kr och har 0% moms. Ett tillval kostar 280kr och har 25% moms på 70kr. Grundfakturan är alltså:

  • 600 + 280 = 880 exkl moms
  • 880 + 70 = 950 inkl moms

Först räknar vi ut momsen i relation till totalbeloppet exkl moms, före rabatt.

  • Moms i % = 70/880 ≈ 0,08 (8%)

Sedan ger vi rabatt

  • Rabatt:  300 kr
  • Totalt exkl moms, minus rabatt: 880-300=580

Räkna ut det nya momsbeloppet

  • 580 * 0,08 = 46,40

Det nya fakturabeloppen med beräknad rabatt.

  • Netto: 880 kr
  • Rabatt: 300 kr
  • Nytt Netto: 580 kr
  • Ny moms: 46,40 kr
  • Ny Total: 626,40 kr

Moms inställning

Även om din verksamhet är momspliktig kan du ange om platser skall faktureras med eller utan moms. Systemet har också stöd för artiklar med reducerad momssats som övernattning eller transport. Grundinställning för moms görs på ”Arrangören”. Särskilda inställningar kan göras för platshyra och tillval.

Gör du ingen inställning förutsätter systemet att din verksamhet är momspliktig.

Momsbefriad verksamhet

Är din verksamhet momsbefriad måste du själv ange detta för att dina fakturor skall bli korrekta. Det skrivs även ut på fakturan om du är momsbefriad. Det är din skyldighet att deklarera moms enligt reglerna för din verksamhet, BokaMarknad.se är inte skyldig att redovisa dina fakturor eftersom det är du som är avsändaren.

Inställning av moms görs på ”Arrangören”. Redigera en befintlig eller skapa en ny ”Arrangör”. Längst ned i formuläret under rubriken ”Skatteinformation” hittar du inställningarna för moms.

Särskilda momssatser

Installationer – följer alltid inställningen på Arrangören, alltså med eller utan full moms.

Tillval – kan ha särskild momssats. Gör du ingen särskild inställning faller systemet tillbaka på Arrangören och fakturerar med eller utan full moms. Moms för tillval anges på planritningen under fliken ”Tillval”. Antingen när du redigerar eller skapar ett nytt ”Tillval”.

Platser – Uthyrning av torgplats eller liknande kan i vissa fall vara momsbefriad även om din verksamhet i övrigt är momspliktig. Inställning av moms för platser görs på Arrangören, längst ned i formuläret under rubriken ”Skatteinformation”. Kryssa för rutan ”Fakturera platser utan moms” för att stänga av momspåslag på alla platsbokningar. (Är din verksamhet momsbefriad så ignoreras/visas inte denna inställning.)

Uppdatera ”gamla” bokningar vid ändring av moms

Om din verksamhet ändras från momsbefriad till momspliktig (eller tvärtom) så påverkas inte dina befintliga bokningar/fakturor. Men du kan ”tvinga” systemet att räkna om en bokning genom att välja ”Ge rabatt” i plus-menyn på bokningen. Ange 0 (noll) i formulärets båda fält och tryck på spara. Denna funktion kontrollerar ifall momsinställningen har ändrats på Arrangören och uppdaterar i så fall hela bokningen, även moms på Installationer och Tillval. Det går bara att uppdatera bokningar som inte är fakturerade eller betalda. (Du skall givetvis inte ange 0 (noll) i ”Ge rabatt” formuläret om du vill ge rabatt eller om bokningen redan har rabatt, då anger du korrekta rabattbelopp istället.)

Inställning av moms